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怎樣的活動預算最具競爭力

作者:鄭州禮儀公司 日期:2019/2/14 瀏覽次數:213

  作為一個專業的活動策劃運營公司,你的活動預算和支出,必須經得起客戶的檢驗,經得起時間的檢驗。當一個活動項目有多家活動策劃公司競爭,或者客戶采取招標方式的時候,除了你的策劃要有競爭力,你的精準的預算將是一個有力的武器。預算的競爭力當然體現在價格上,但盲目的降價或壓價,絕對是把雙刃劍,既降低了活動的質量達不到客戶想要的效果,也減少了活動策劃運營公司的利潤,也會使活動策劃團隊的品牌大打折扣。那么如何才能是活動預算具備競爭力呢?

  活動資源整合、批量采購

  整合資源的能力,是一家公司核心競爭力的主要表現,將使之擁有任何媒體公司、包括小規模的活動運營公司所不具備的最大的平臺優勢。

  活動預算階段,我們便可以通過低成本的整合優質資源來節約成本。所謂低成本的整合優質資源,不是偷工減料,而是盡可能多的將活動所必需的設備、道具、媒體、演員等等資源以比較低的價格批量采購,統一預算。

  比如一個活動轉播車租賃一次的費用可能需要10萬,如果一年按照10次活動計算,需要100萬元的費用,這是常規的算賬方法,如果采用批量采購的方式來租賃,討價還價的空間就很大。比如,若能按照6萬的租金達成租賃十次的協議,并且一次性付費,則只需要60萬元,而租賃公司一般也會同意這種方式。說穿了這相當于消費者先期預存費用,然后享受比較高比例的折扣優惠。這對商家也是有益的,不僅鎖住了一個客戶資源,還可以有更多的資金積累與周轉。移動、聯通預存話費就是這種思路,很多健身房辦健身卡也是這種模式,正常的標準可能是10塊錢一次,如果你辦張季卡可能就相當于6塊錢一次,要是你辦張年卡可能就只有3塊錢了。

  批量采購盡管需要一次性支付一筆更大的資金,但是如果按照活動公司在該項目上一年的成本分攤,無疑是一個節省成本的好辦法(上述例子如果不算資金利息成本便節約了40萬元),而且也有利于公司制訂一個完整的活動運營機制和有序化的規模生產計劃。

  當然,這樣做的先決條件是,活動運營公司要有足夠的資金可以應付這種一次性費用的支出,同時還要真有這樣的生產規模,所以,只有當活動公司做到了足夠大的規模、資金實力足夠雄厚的時候,才能夠使用這種批量采購的方法,以節約成本預算,而對于小規模的公司來說,接完這一單不知道下一單在哪里,這種方法就沒有意義了。

  循環利用才能可持續發展

  在資源嚴重匱乏的今天,可持續發展確實是我們國家正在面臨的艱難課題,為了不讓我們的子孫后代生活在一個全球變暖、環境污染、生態不平衡的環境中,保護意識就應該從現在開始培養和抓落實。

  文明的現代人已經開始意識到了保護地球的重要性,因為沒有了這個星球,我們不知道還能去哪里。在我國,政府提出了“減量化、循環利用,建設資源節約型社會”的要求,因為我們的資源已經嚴重的匱乏,如果再不加以切實保護,不論是我們的生存空間和生存時間,都將受到嚴峻的挑戰和考驗。

  循環利用,可以減少資源的浪費,循環利用,才能夠可持續發展。

  上面說的不是空話和套話,作為活動運營公司,說到底從事的是一種文化的傳播,不可能不具備基本的環保意識。對資源的循環利用,也是節省成本、爭取更大利潤空間的一種手段。

  怎樣做到這一點呢?

  首先,在資源的采購上就具有可操作性。

  眾所周知,一場大的文藝晚會或者活動,需要大量的演員服裝、舞臺道具、觀眾服裝、觀眾道具等等。很多活動一結束,道具開始滿場飛,彩條、牌子、氣球等扔得到處都是,給場地的保潔人員也制造了一個巨大的清理工程。這些還都是小的垃圾,而很多舞臺上的道具如果丟掉可能就是大的資源浪費了。作為專業的活動運營公司,完全可以經過長期的活動運營積累建立一個服裝、道具的基本資源庫。同樣一件服裝,通過簡單加工,下次還可利用;一件舞臺道具,通過簡單加工,下次還可派上用場,這樣,就很好地實現了資源的循環再利用。

  有些活動,本來就具有世界性或持續性的影響力,一些用過的服裝、道具,便具有了很高的附加值。如北京奧運會的一些道具,制做精美,本身就是一件一件精美絕倫的藝術品、工藝品,收藏家是一定愿意花大價錢收購的;如果一部電影或電視劇火了,其外景地完全可以改造成旅游勝地;“蔚藍船說”的演出結束之后,以“南海I號”為原形復刻的道具船被移交給廣東省陽江市人民政府,繼續傳承和推薦著廣東旅游和文化的使命。

  此外,還有一種為公司節約成本的方式,那就是媒體選擇上的技巧。對于活動運營企業來說,媒體的選擇具有其獨特的優勢。首先,它是內容制造商,活動本身就有可能吸引媒體進行免費的報道,比如說“超級女聲”就經常成為各種媒體競相報道的題材;其次,活動運營公司對媒體的選擇自主性比較強,可以根據活動的不同類型與特點選擇媒體。比如說:除了對于主流門戶網站的選擇以外,還可以選擇垂直的媒體來參與活動的相關宣傳。

  我們一定要樹立一種觀念,活動與媒體可以互相依賴。在互聯網時代,互聯網媒體鋪天蓋地,它們所獲得的利潤主要來自于廣告主的廣告投放,而廣告主在選擇網絡媒體時主要的考量標準就是網站的PV值,也就是網站的點擊量,我的網站點擊量高,說明我的用戶群覆蓋面大,被關注的程度高,廣告主自然就愿意把廣告費投到我的網站上。可是,怎樣提高我的網站瀏覽和點擊量呢?新鮮的社會熱點話題、極具震撼效果的獨家爆點、超強的媒體時效性等等,這些都是提高網站關注度的重要元素,天涯、貓撲都是這樣出名的。其實,傳統的電視媒體也是如此,有特色的獨創性節目、新鮮的資訊,都是提高電視收視率的重要手段。從另一方面來說,廣告主跟媒體之間是一種互利互惠的關系。同樣,活動運營公司跟媒體之間也是一種互利互惠的關系。活動運營公司制造的活動本身,完全可以成為媒體爭奪的主要資源,媒體是活動宣傳的主要載體,活動也只有借助于媒體的宣傳才能達到預期的傳播效果,還是以“超級女聲”為例,“超級女聲”要擴大影響力,必須借助于各種媒體,各種媒體為了吸引讀者、觀眾、網民,也不可能對“超級女聲”視而不見。

  同時,活動宣傳費用又是媒體的收入來源之一,如果想要節約一定的預算成本,減少媒體的宣傳費用,一方面,要對于活動的內容進行精妙的策劃,制造社會熱點,吸引媒體的主動關注,以提升自身內容的含金量,也就是說,如果媒體為了某個社會熱點來主動向你索要活動的信息資訊,你便處在了主動的地位,合作費用自然就降下來了。當然,媒體之間因為收視率、用戶點擊量的競爭,也會導致價格的下降,以增加自己的同行競爭力。同時,活動做得多了,媒體從活動公司所能獲得的各類信息資源也越來越多,雙方之間便可能從單純的買賣交易,變成一種資源的互換和循環利用,活動運營的宣傳資本自然就降低了。很多人認為一個活動公司是否有足夠的實力、會不會掙錢,所擁有媒體資源的多少是一個重要的衡量標準,說的就是這個道理。這也是活動運營公司在客戶眼里是否具有競爭力的主要表現,因為活動本身做得再好,如果不能有效傳播也是枉然。

  錢要用在刀刃上

  要提高活動運營的效益,一是開源二是節流。提高團隊管理水平,也是能否節約成本的一個重要因素。做活動往往是勞動密集型的,如果是在異地做活動,團隊本身的衣食住行就是一筆龐大的支出,比如說,住五星級酒店與租用民房費用差別就很大;選擇什么樣的交通工具、通過旅行社預定團體票與單個的臨時買票,差別也很大;有的活動需要動用幾十人、幾百人、甚至幾千人,是購買盒飯還是自己動手制作工作餐,成本差別都很大。這指的是硬性成本,更重要的是在各個資源的調配方面,一旦公司做大做強、形成了一定規模的資源調配網絡的時候,很多資源便可以就地調配,減少了中間環節、流通成本、物流成本以及人員成本。

  其中的物流成本里包括幾個環節,首先是設備的交通成本,比如說平時做活動,需要將道具從長沙調到海南,往返要兩天,但如果我們有了便捷的資源網絡,就可以直接從海南、湛江或廣州就近調配設備,這樣,不僅節省了時間還可以節省相應的運費。藝人也是如此,如果在成都做活動,就可以近水樓臺的在當地找舞蹈團隊或者檔期相吻合的藝人。

  但是節省活動成本并不意味著要以降低活動的質量標準作為代價。

  對于活動公司來說,一方面不能多花客戶的錢,另一方面卻要給客戶提供最好的服務,這是活動運營公司贏得客戶的基本前提。這個看似矛盾的問題,其實操作起來也很簡單,就是把錢要用在刀刃上,有句土話說得好:“騎毛驢兒上酒吧,該省的省,該花的花!”,但不能為省錢而省錢,有時候在小的地方省錢了,結果可能得不償失,甚至釀成大錯。

  有些時候做活動還會出現超支的情況,但是為了提高公司的知名度和本著對客戶負責的態度,也為了建立更好的、長期的客戶關系,即使費用超支了也必須將活動做完做好。比如天娛傳媒在做寧鄉國際佛文化節活動的時候,邀請了香港的曾志偉先生做主持人,他當時在美國,因天氣原因飛機根本無法起飛,但是活動不等人,為了對觀眾負責,導演組只好決定臨時換人,由他的兒子和另外一位香港藝人張國強先生頂替他出席,可是問題又來了,當天晚上香港至長沙的機票已經全部售空,火車又太慢,在這種情況下,可以從本地另選主持人,但公司沒有這樣做,而是當機立斷,決定開車去接!派兩名經驗豐富的司機不分晝夜從長沙開到深圳羅湖口岸接,回到長沙現場的時間離活動開始只有不到兩個小時,不僅驚心動魄,開車的成本甚至比機票高出很多,但是,為了保證客戶的利益,也為了保證寧鄉國際佛文化節不缺失亮點,就必須這么做,這個時候該增加的費用就一定要增加。所以,我們在做預算的時候,通常也會做一個不可預計的費用預算。

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