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如何組織安排聚會和慶典禮儀?

作者:鄭州禮儀公司 日期:2018/11/2 瀏覽次數:221

  一:確定宴會的種類

  宴會的種類較為繁多,按照不同的分類標準我們可以將宴請活動分為不同的類型。從規格上宴會可以分為國宴、正式宴會、便宴。從禮儀角度可以分為歡迎宴會、答謝宴會、慶賀宴會等。從時間上也可以分為早宴、午宴和晚宴。只有了解宴會的不同類型,才能在籌辦或參加各類宴會時做到舉止得體、落落大方。當前,國際上宴請的形式一般可以分為宴會、招待會、茶會和工作餐四種。具體采用哪一種宴請形式應根據宴請目的、宴請對象,雙方身份、關系以及時間因素等方面綜合進行考慮。

  二:宴請者禮儀

  為了更好地實現宴請活動的既定目標,作為宴請活動的主人,應當注意以下幾個方面的禮節和禮儀。

  (一)明確宴請的目的

  宴請的目的是多種多樣的,可以是為了慶祝雙方合作的成功,也可以是為迎送某位重要的客人。只有明確了宴請的目的,才能在這個基礎上確定其他相應的籌備工作。

  (二)確定宴請的名義和對象

  在確定了宴請的目的之后,主辦方接著就應當考慮以何人的名義來邀請客人。可以個人的名義,也可以單位的名義邀請客人。大型的宴請多以單位的名義發出邀請,有時也以個人名義發邀請;便宴多以個人或是夫婦名義共同發出邀請,具體以誰的名義來發邀請可根據主客雙方的關系來確定,一般我們要做到雙方關系對等的原則,以身份低者接待客人難免讓客人感到被冷落了,但如果每次宴請都由最高領導出席也會給領導增加很多額外的負擔。

  宴請的對象指的是請客方哪些人士,請多少人,請到哪一個級別;我方誰來主陪,多少人來輔陪;如果是多方客人的話,還應當考慮到多方客人之間的關系。

  (三)確定宴請的形式

  在決定采用何種類型的宴請時,應當考慮賓主雙方的關系、宴請規模的大小、時間的長短、當地習慣等因素。一般而言,正式的、規格高的、人數少的情況以正式宴會為宜;人數多、規模大的情況可安排自助餐;工作之間的間隙時間要安排進餐則宜采用工作餐的形式。

  (四)確定宴請的時間與地點

  宴請時間有時候按主人的需要安排,如企業開業慶典、主人的生日聚會等;有時候由客人的因素決定,如為客人接風送行等;有時候宴請的時間由重要的主人或客人來定,特別是對主賓而言,一定要是合適的時間。在宴請時間的問題上要注意:避開客人的禁忌日,不要選擇重大的節假日以及有重大的政治事件發生之時進行。對信奉基督教的人士應當避開13日,尤其是13日又是星期五的日子;對穆斯林不要在齋月的白天宴請對方。通常,正式的宴請一般放在晚上進行,有的時候主方工作人員可事先征求客方的意見,再決定宴請具體時間。宴請時間的具體長度要根據具體宴請的類型來決定。一般認為,正式宴會時間為2個小時左右,便宴則1個小時左右,工作餐的時間則更短。對宴請時間一定要進行必要的把握,不能太短,客人還沒有吃飽,也不能太長,拖拖拉拉浪費時間。

  宴請地點的選擇要考慮宴請的性質、人數、環境、衛生、交通、費用等因素。交通方便、環境幽雅、服務到位、干凈衛生的宴請地點能表達主方對客方的重視和尊重。熟人之間的宴請可以選擇在家里或是雙方熟悉的地點,穆斯林可選擇清真餐廳,大型活動的宴請則宜選在高檔的賓館飯店進行,現代人宴請不僅僅是為了“吃東西”,有時候還要“吃文化”,如果宴請地點檔次過低,即便菜肴有特色,服務很到位,也難以滿足現代人的飲食需求。作為宴請的主人,不妨與不同價位的酒店建立一定的往來關系,這樣宴請的時候能夠做到“常客熟門熟路”,受到熱情的禮遇和招待,自然與一般的客人不同。

  (五)布置宴會場所

  1.布置環境

  選定宴請地點之后,應當根據宴請的目的和性質布置宴會廳。主辦方可以根據活動的需要,在宴會廳的正面上方懸掛橫幅;在宴會廳的兩側可擺放一些綠樹花卉;在宴會的正門口還可布置喜慶的氣球以及歡迎牌;還可布置宴會致辭所需要的麥克風、投影等;此外,還可為宴會準備一定的音樂,因為音樂往往有助于烘托、調節宴會的氣氛,增進客人的就餐興趣,主方可以適當地準備一些輕快、抒情的音樂。具體的布置工作可請賓館飯店代為布置,也可由公司派專人前往賓館飯店進行布置。

  2.布置桌次

  桌次是桌位的高低次序。宴會桌次的安排有嚴格的禮儀規范。中餐一般使用圓桌,偶爾也使用方桌;西餐則偏好于長桌。在排定桌次時,應當首先定下主桌的位置。主桌面門定位,一般以離門遠者、干擾少者為佳;平行桌則以右為尊,有時也會考慮以中心的桌次為主桌。在確定了主桌以后,其他桌次堅持“遠低近高”的原則,離主桌近的桌次較高,反之則桌次較低。

  對中餐宴會,主桌可以稍有不同,比如較其他各桌的桌子略大,或是鋪設規格較其他各桌略高;但主桌以外的其他桌次的大小、鋪設規格等應當一致,不要隨意地使用參差不齊的餐桌。宴請桌次較多的時候,應當在來賓請柬上注明具體桌次和座次,在宴會廳門口懸掛示意圖,在桌子上放置桌次牌,以便于來賓準確就座,大型宴會一般應有工作人員引導來賓入座。

  3.布置座次

  座次是座位的高低次序。餐館內的座次以靠窗戶、視野好或是安靜舒適的角落為佳;而靠近過道、離洗手間較近的位子,容易被人打擾,因而不是理想的座位。安排主位時應當堅持“面門為尊、觀景為佳”的原則。具體來說,面對門的位置為上座,背對門的位置為下座;也可以面對主桌的位置為上座,以背對主桌的位置為下座;以面對舞臺的位置為主桌,以背對舞臺的位置為下座。在確定了主位以后,以主位為中心堅持“近高遠低,以右為尊”的原則,具體來說,離主位近者位次較高,離主位遠者位次較低,同樣的距離則以右為尊。中餐宴會,男主人坐在上座,主賓在男主人的右手邊;如遇主賓身份高于主人,為表示尊重,可請主賓坐在主人的位置上,而主人坐在主賓的位置上;如有女主人,則女主人坐男主人相對的位置上,主賓夫人則安排在女主人的右手位置。主方陪同人員與客方陪同人員交叉而坐,避免主方人員坐在一起而冷落了客人。便宴、家宴的座次安排不及正式宴會要求嚴格,座位安排稍稍靈活,但基本上還是遵循“面門為上,以右為尊”的原則。

  (六)發出邀請

  一般的情況下,向客人發出的邀請有正式與非正式之分。正式的邀請大多采用書面形式;非正式的宴會則通常以口頭形式來表現,顯得比較隨便和靈活。正式宴會向客人發出的邀請以請柬較為正式,請柬可以寄發,也可以派專人上門提前遞送請柬。寄送請柬一定要注意寄送時間,通常以兩周為宜,時間太早,客人可能看過后又忘了;時間太晚,客人毫無準備的時間,有時即使是客人想參加宴請,時間已經過了。請柬以印刷精美為佳,請柬上要注明宴會的時間、地點、主人姓名、赴宴的要求(著裝要求、桌次座次等)、是否需要回復、電話號碼等內容。在需要安排座次的外事宴請中,英文格式的請柬上,在左下角標注“R.S.V.P. ”表示“敬請賜復”;“Regrets only”表示“因故不能出席者請答復”;“To remind”表示不需要答復,只是提醒對方別忘了赴宴。中文格式的請柬沒有上述的這些提示,但邀請人通常會打電話來進一步確認邀請。主辦方人員應當根據請柬的回復情況,估計客人的出席率并調整席位。一般的便宴或是家宴,可電話邀請或是當面親口邀請。

  (七)確定菜單

  宴請的菜肴及酒水,需根據宴請活動的性質和形式來確定,同時要注意控制在公司的經費預算范圍內。菜肴及酒水要考慮到客人的喜好、飲食習慣、通行的常規、地方特色。主人應盡可能照顧赴宴者,尤其是一些有特殊要求的客人。例如,伊斯蘭教徒不喝酒、部分佛教徒不吃葷、有的西方國家不食動物內臟及動物的血液。菜單確定以后,若為單位的宴請,應報相關的主管批準。較大的宴會酒水最好準備三種以上,且應在宴會桌上放置一份或多份菜單,方便客人心中有數并依據個人喜好取食。有時候每人一份菜單,宴請結束后,客人可以將精美的菜單帶回留作紀念。但是要注意,不可將菜肴的價錢也打在菜單上。定制菜單應當在多種口味上動腦筋,而不可認為越貴越好,越稀有的越好。在便宴或是家宴上,往往是現場點菜,這個時候,主人應“主隨客便”請客人點菜;客人則也要“客隨主便”,照顧到主人和其他賓客的需求,量入為出,而不要抱著“今天不宰你,更待何時?”的想法,讓主人“大放血”,造成不必要的浪費。

  (八)撰寫講話稿或祝酒詞

  正式的宴請通常有正式的致詞,應提前撰寫講話稿。講話稿的內容不應太長,以簡短為宜,突出宴請的主題。講話稿寫好后,要交給客方,為客方的答謝致辭提供方便。

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