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策劃大型活動應注意以下事項

作者:鄭州禮儀公司 日期:2019/5/13 瀏覽次數:79

  1.舉辦活動應本著講求實效、突出特色的原則,避免雷同、重復。

  2.活動應及早籌劃與確定。邀請國外、境外人士前來參加活動,至少于半年前發出邀請,寄送項目說明資料。

  3.會務準備時列出物資清單為佳,同時派專人落實和保管,以免遺忘或者遺失;

  4.一般要準備主席臺領導席卡,主持人席卡和簽到席席卡,礦泉水,主席臺發放的文件材料(通常需要用粉紅紙打印),筆,鮮花,研會旗幟,國歌磁帶等;

  5.大型活動還須設簽到席,派專人負責簽到;

  6.由多個機構共同舉辦的活動,要事先明確各自職責分工,避免多頭指揮、多頭對外。

  7.確定開幕時間應充分考慮當地交通、氣候及工作習慣等因素,開幕式盡量按原定時間舉行,避免時間過長。

  8.一般至少需要提前2小時進入會場,留足布置會場的時間,與會人員需要提前半小時開始入場。

  9.領導嘉賓需要事先聯系好小的會議室,提前到者先引導到小會議室休息,活動正式開始時再引導入會場.

  10.開幕式主持人應以適當方式說明自己的身份(請禮儀小姐擔任主持人除外)。

  11.開幕式宣布的出席活動領導人名不宜過多。在介紹“出席××活動的領導、貴賓”中,不應包括主辦單位的領導人,應是外賓、外單位領導人。一般情況下各主辦單位領導應排在賓客后面(主辦單位領導是國家領導人的則應先報);如有外國駐華大使參加的,其位置則應提前(因其是外國元首的代表)。

  12.開幕式剪彩活動能免則免,確需安排剪彩活動的,剪彩人不宜多。為節約起見,應以彩帶代替綢帶。

  13.在開場稱呼中,可按國際慣例稱“女士們、先生們”,或“貴賓們、女士們、先生們”,后面不必再加“朋友們、同志們”。

  14.講話中“歡迎”“感謝”之類的句子要盡量歸納,以節省鼓掌時間。使用現場翻譯時,應盡量控制場面,使講話人與譯員相配合,不要在中文講完時中方人士立即鼓掌,應而在翻譯完后中外雙方共同鼓掌,以示對外賓的尊重。

  15.所借的音響設備必須事先調試,確保萬無一失;如有必要,還要準備錄音筆、

  mp3等現場錄音設備(也須調試),并安排專人負責;

  16.考慮到翻譯上的困難,講話中避免使用國內工作中常用的縮略語或慣用語,如“三改一加強”、“掃黃打非”等)或引用古詩、諺語。

  17.對外講話中(含文件、資料),宜用“”、“”等。

  18.如果現場需要播放ppt,需事先將所有需播放PPT拷入筆記本電腦,放至桌面文件夾,并按次序加前綴,需要事先調試投影儀位置,調試好分辨率等;

  19.大型活動需事先制作議程PPT,一項議程一頁PPT,字體大一點,可適當配相關圖片,配合主持人介紹時播放議程PPT,注意電腦屏幕顯示效果跟投影效果往往有較大差異,字體顏色和背景色間的對比可能需要調整.

  20.介紹地方或企業情況時,要突出重點,語言簡練,一忌長篇大論,由古至今,人文地理,面面俱到;二忌數字堆砌(如有必要,可提供文字資料)。

  21.研討會不同于報告會,領導人講話、主題演講人不宜長篇發言。研討會不應片面追求人數規模,而應主題明確,主持人和演講人要有一定水平,能引起討論。研討會提問(含出訪時對方介紹情況后提問),要盡量簡明具體,不必多說客套話。

  22.介紹招商項目時,不宜以我方預計生產規模及投資數作過于準確的描述,如“生產規模125萬噸,預計投資1650萬元”等。一是實際數字不可能如此精確,二是生產規模和投資額應與投資者商定。

  23.重要活動中,要適時提醒出席者關掉手機、尋呼機,或將其調至靜音狀態。

  24.拜訪國外機構時,應提前進行聯系、確認,說明拜訪目的,一經確認,應如約赴會。拜訪(含出席宴請)人數有增減,都應提前通知對方。

  25.組織出國展覽應事先進行市場調研,了解當地產品供需情況。參展企業和產品要有一定代表性,避免參展的同類產品互相壓價競爭。

  26.嚴禁攜帶假冒偽劣、侵犯知識產權等違禁品參展。要遵守展覽規定,不違規零售展覽樣品,禁止出售清冊外的樣品和私人物品。

  27.布展時應聽從當地展覽組織者的統一指揮,不要隨意亂拉亂搶道具,攤位墻板不要用樣本代替標準圖片或文字說明。展品布置要注意展示和貿易效果,既不要因展品過少而使攤位空蕩,也不要雜亂無章地堆放展品,搞“雜貨鋪”或“擺地攤”。

  28.嚴格按展覽規定的時間參展和撤展,不遲到,不早退。

  29.展出時,接待觀眾要熱情、主動、耐心,不要在館內扎堆聊天或攤位間相互亂串,出現攤位無人照管現象。展館和展位應保持清潔,注意防火、防盜。

  30.議結束后清點物資并整理干凈后才能離開現場,以免遺失所帶的物資。

  31.活動結束后應該主動及時將新聞稿、照片和活動總結發送給相關負責人,并在BBS研會版上發貼總結并虛心聽取大家意見.

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